Mempelajari Laporan Statistik Koleksi Pada SLiMS 3, 5, 7 , Menggunakan Diagram Venn

Ketika pertama kali saya menggunakan SLiMS jujur saya bingung , belum memahami apa maksud dari Pelaporan Statistik Koleksi. Maklum pertama kali menggunkan SLiMS Pelaporan Statistik Koleksi Perpustakaan.

Menu ini ada pada Pelaporan – Statistik Koleksi. Coba Anda lihat dan perhatikan tampilan tabel / screenshot berikut ini

Total Judul	:	4468 (including titles that still don’t have items yet)
Total Judul dengan eksemplar	:	1980 (only titles that have items)
Total Eksemplar/Kopi	:	2706
Total Eksemplar Dipinjam	:	59
Total Eksemplar Dalam Koleksi	:	2647
Total Judul Menurut Media/GMD	:	Tunjukkan dalam grafik Buku-Bacaan-Mahasiswa : 3963, Text : 505,
Total Eksemplar Menurut Jenis Koleksi	:	Tunjukkan dalam grafik Reference : 61,

Untuk menjelaskan nya saya gunakan diagram venn. Pasti SLiMerS pernah belajar himpunan di pelajaran matematika kan ? Diagram Venn adalah diagram yang diciptakan pertama oleh John Venn – diagram venn digunakan untuk menggambarkan jumlah / anggota dalam sebuah himpunan yang memiliki hubungan yang sama.

Ketahui Jumlah Judul Buku

Tertcatat Total Judul 4468 (including titles that still don’t have items yet : termasuk judul tanpai Item)
Total Judul dengan eksemplar 1980 (only titles that have items : hanya judul yang memiliki item)
Nah lanjut ya ? Maksud pernyataan ini adalah. Pada daftar bibliografi SLiMS sudah diinput data judul sebanyak 4468 judul dan yang hanya diinputkan item nya sebanyak 1980 judul. Ingat kan di bibliografi ada data judul yang tanpa item/eksemplar/salianan.  

Lho yang lain dimana ? Nah jadi Judul buku yang kosong tanpa item eksemplar adalah 4468 – 1980 = 2488.

Untuk lebih jelas nya lihat diagram venn berikut ini

Ketahui Jumlah Eksemplar / Kopi,  Koleksi Yang Benar Benar Ada

Harap dibedakan pengertian antara jumlah judul dan jumlah eksemplar ya …
Yang dimaksud Total Eksemplar / Kopi adalah jumlah koleksi Yang dipunyai perpustakaan … berupa buku / peta / skripsi di perpustakaan.
Nah sehari hari ada buku yang dipinjam member dan masih dibawa member / belum dikembalikan . Ini lah yang dimaksud Total Eksemplar Dipinjam
Sehingga sisa buku yang benar benar ada dan bisa dipinjam disebut  Total Eksemplar Dalam Koleksi
Hitungan matematis nya

Total Eksemplar Dalam Koleksi = Total Eksemplar / Kopi – Total Eksemplar Dipinjam

2706 – 59 = 2647 ,Logis kan
Lebih jelas nya perhatikan diagram venn berikut ini

Total Judul Menurut Media/GMD

GMD (General Material Designation / Format Fisik Dokumen) adalah bentuk umum fisik dari item/ eksemplar koleksi, bisa berupa Art Original , lukisan , teks buku, CD, peta, atlas, globe dan sebagai nya.
Angka angka GMD diambil dari penghitungan judul yang se-GMD. Ingatkan ketika input data bibliografi ada pilihan bentuk GMD nya.

Jadi  jumlah total dari jumlah semua GMD ini sama persis dengan Total Judul.
Untuk penjelasan ini saya sajikan diagram lingkaran saja …

Total Eksemplar Menurut Jenis Koleksi, Lho beda ?

Nah kalau Total Eksemplar Menurut Jenis Koleksi, angka ini diambil dari pengitungan jenis item eksemplar . Ingatkan waktu input data bibliografi — input item — memilih jenis item.
Lho jumlah semua  eksemplar menurut jenis koleksi kok sedikit, Jumlah angka item kan seharus nya sama ? kok beda kenapa .

Nah beda karena Anda para SLiMerS menginput data bibliografi lewat  CSV karena kalau lewat CSV nya tidak menyertakan jenis koleksi — jadi , sistem tidak bisa menghitung nya , — lha wong gak ada jenis item ya gak bisa dihitung
Kalau Anda para SLiMerS menginput data bibliografi lewat input via menu Tambah Bibliografi Baru SLiMS pasti kehitung sistem

Sekian dulu belajar matematika nya , Sampai jumpa lagi ya ….
Zaemakhrus